Jak prowadzić księgowość w spółce akcyjnej?

Spółki akcyjne to zwykle bardzo duże podmioty działające na rynku krajowym oraz zagranicznym. Ich księgowość musi być więc prowadzona z zachowaniem wszystkim zasad, które narzucają przepisy prawa. Jak prowadzić księgowość w spółce akcyjnej i na co szczególnie warto zwrócić uwagę?

 

Tylko pełne księgi

Jak prowadzić księgowość w spółce akcyjnej?Niektóre podmioty gospodarcze mają możliwość wyboru pomiędzy księgowością uproszczoną, a pełnymi księgami rachunkowymi. Spółki akcyjne takiego wyboru nie mają. Obowiązkowo muszą one prowadzić pełne księgi rachunkowe. Oznacza to, że musi być w nich ewidencjonowana każda operacja, która dotyczy majątku firmowego. Co więcej, z ksiąg musi jasno wynikać, jakim obecnie spółka akcyjna dysponuje kapitałem zakładowym. W tym celu wykorzystuje się konto „Kapitał podstawowy”, choć może mieć ono także inne nazwy. Spółka akcyjna zobowiązana jest do posiadania księgi akcyjnej, w której wymienia akcje, ich rodzaje oraz właścicieli. Zapisy w księdze akcyjnej muszą pokrywać się z zapisami na kontach kapitału. Spółka akcyjna musi również utworzyć kapitał zapasowy, który jest zabezpieczeniem na wypadek odnotowywania rocznych strat, a nie zysków. W księgach rachunkowych spółki akcyjnej muszą być ewidencjonowane wszystkie, nawet najmniejsze operacje gospodarcze. Nawet wypłata środków z konta firmowego do kasy musi zostać zaewidencjonowana. Nie ma więc możliwości dobrowolnego dysponowania pieniędzmi firmy. Wszystko, co dzieje się w jej finansach, musi mieć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. 

Zobacz także:

 

Księgowość dla inwestorów

Księgowość spółki akcyjnej musi być prowadzona bardzo dokładnie. Nie ma tam miejsca na niedomówienia czy malwersacje. Wszystko po to, aby można było w klarowny sposób odpowiedzieć na kilka pytań. Jaki jest obecny stan finansów jednostki? Jaka jest struktura kapitału? Jakie problemy finansowe może w przyszłości napotkać jednostka? Oczywiście odpowiedzi na te i inne pytania biorą się głównie ze sprawozdań finansowych. Same zapisy na kontach księgowych przyczyniają się jednak do tego, aby uzyskać pełny obraz stanu finansów spółki. Obrazem tym zainteresowani są głównie inwestorzy, czyli akcjonariusze. Niemniej jednak dotyczy to nie tylko obecnych akcjonariuszy, ale również tych potencjalnych. Spółka nie może jednak prowadzić tak zwanej kreatywnej księgowości. Często bowiem podmioty gospodarcze posuwają się do tego, aby pozyskać inwestorów, a więc kapitał. Tymczasem w rzeczywistości nie można fałszować obrazu finansów jednostki. Zabraniają tego przede wszystkim przepisy prawa. Co więcej, takie działanie uznawane jest za niedopuszczalne w oczach społeczeństwa. 

Rewident czuwa nad prawidłowością

Księgowość spółki akcyjnej podlega okresowej weryfikacji przez biegłego rewidenta. Zgodnie z obowiązującym prawem biegły rewident ma obowiązek badania ksiąg rachunkowych spółek akcyjnych. Nie mają więc one wyboru – muszą poddać swoje księgi badaniu. To, co dokładnie sprawdza audytor, zależy od charakteru działalności spółki akcyjnej. Szczegóły określają oczywiście przepisy. Niemniej jednak jeżeli biegły rewident zauważy jakiekolwiek nieprawidłowości, ma obowiązek przeprowadzenia dokładnej kontroli. Biegły rewident nie działa bowiem „sam sobie”. Pisze on opinie na temat prowadzonej księgowości w spółce akcyjnej, która jest załącznikiem do sprawozdania finansowego. Opinia biegłego rewidenta jest bardzo istotna dla akcjonariuszy i potencjalnych inwestorów. Audytor czuwa przede wszystkim nad tym, aby nie dochodziło w spółce do działań niezgodnych z prawem czy malwersacji finansowych. Sprawdza on, czy spółka nie prowadzi kreatywnej księgowości. Rola rewidenta w badaniu sprawozdania finansowego nie sprowadza się do kwestii kontroli zapłaconych podatków. Wręcz przeciwnie, rewidenci często pomijają podatki, pozostawiając ich kontrolę organom skarbowym. 

Jak prowadzić księgowość w spółce akcyjnej?

Większość spółek akcyjnych posiada swój własny dział księgowy w firmie. Powodem jest fakt, iż tak dużej ilości dokumentów nie jest w stanie ogarnąć jedna osoba. Prowadzenie księgowości przez właściciela spółki jest w zasadzie niemożliwe. W księgach musimy bowiem ewidencjonować każdą operację. W spółkach akcyjnych samych dokumentów zakupowych jest często od kilkunastu do kilkuset miesięcznie. Stąd też w prowadzeniu księgowości spółek akcyjnych z pewnością przyda się dobry program księgowy. Najlepiej, gdy będzie on połączony z innymi modułami, na przykład magazynowym czy kadrowym. Zapewni to sprawny przepływ informacji pomiędzy działami firmy. Prowadzenie księgowości spółki akcyjnej można również powierzyć biuru rachunkowemu. Wtedy jednak trzeba się liczyć z koniecznością zapłaty dosyć wysokiej faktury na jego rzecz. Powodem jest fakt, iż prowadzenie księgowości spółki akcyjnej wymaga bardzo dużego nakładu pracy. Trzeba pamiętać nie tylko o rozliczeniach podatkowych. Kluczowe jest również terminowe składanie sprawozdań finansowych czy przygotowywanie raportów, na przykład dla banków. Stąd cena za prowadzenie księgowości spółki akcyjnej może być naprawdę wysoka.